Добрый день.
Для подтверждения расходов на компенсацию необходимы:
1) Доп.соглашение к трудовому договору между работником и работодателем.(ст. 188 ТК РФ).
2) Приказ руководителя организации
3) Копия ПТС
4) Документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.
5) Документы, подтверждающие обоснованность понесенных им расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (например, путевые листы).
Цитата: Проблемная ситуация: Банк просит разъяснить, в каком порядке учитывать компенсацию расходов по использованию личных автомобилей работников при исполнении должностных обязанностей в целях налогообложения прибыли, в случае если не все рабочие дни месяца автотранспорт использовался в служебных целях:- в полном размере, установленном Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, вне зависимости от фактического количества рабочих дней, когда личный автомобиль использовался в служебных целях;- пропорционально количеству дней использования личных автомобилей в служебных целях.Ответ:Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета компенсаций, выплачиваемых работникам банка за использование личных автомобилей в служебных целях, при исчислении налога на прибыль и сообщает следующее.При признании организацией расходов в виде выплаты компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует рассматривать два аспекта этой проблемы.Во-первых, выплата компенсации непосредственно работнику организации за использование им в служебных целях личного автомобиля.Во-вторых, учет выплаченной работнику компенсации в качестве расходов для целей налогообложения прибыли в пределах норм, установленных Постановлением Правительством Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".Согласно Письму Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими легковых личных легковых автомобилей для служебных поездок", зарегистрированному в Минюсте России 22.07.1992 N 13, компенсация выплачивается работникам предприятий, организаций и учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей. Выплата производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).Таким образом, руководитель организации в приказе самостоятельно устанавливает конкретный размер компенсации работнику за использование им личного автомобиля для служебных поездок в зависимости от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок.Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.Кроме того, для определения суммы компенсации работник представляет в бухгалтерию организации также другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных им расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (например, путевые листы).Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.Если работник по каким-либо причинам не исполнял служебные обязанности (был в отпуске, по причине временной нетрудоспособности, находился в командировке) и не использовал личный автомобиль для служебных поездок в этот период времени, то, соответственно, он не мог представить в бухгалтерию соответствующие документы, подтверждающие понесенные им затраты.Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы компенсации, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.Обращаем внимание на то, что в настоящем Письме не затрагиваются вопросы учета выплаты компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок в целях исчисления налога на доходы физических лиц.Однако независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.Заместитель директораДепартамента налоговойи таможенно-тарифной политикиА.И.ИВАНЕЕВ